- Die einsehenden Personen müssen eine Verschwiegenheitserklärung unterzeichnen, um sicher zu stellen, dass sie angemessen mit den eingesehenen Daten umgehen.
- Die erweiterten polizeilichen Führungszeugnisse dürfen bei der Einsicht nicht älter als drei Monate sein. Alle fünf Jahre muss die Einsicht in die erweiterten polizeilichen Führungszeugnisse erneut vorgenommen werden. Wichtig ist hierbei zu vermerken, dass die erweiterten polizeilichen Führungszeugnisse nicht einbehalten werden dürfen, sondern nach der Einsicht zurückgeben oder vernichtet werden müssen.
- Um die Zeit zwischen der Einsicht der Führungszeugnisse abzudecken, empfehlen wir die überprüften Personen eine Selbstverpflichtungserklärung unterschreiben zu lassen. Mit dieser verpflichten sie sich im Falle eines Verfahrens oder einer Anschuldigung, die unter § 72a Abs.1 Satz 1 SGB VIII fällt, die für die Einsicht verantwortlichen Personen unverzüglich zu informieren.
- Bei der Dokumentation der Einsicht darf nur vermerkt werden, ob es eine Eintragung gibt die zu einem Ausschluss führt oder nicht (ja/nein). Es darf auf keinen Fall vermerkt werden, welche Eintragungen im erweiterten polizeilichen Führungszeugnis zu finden sind.
